Ажилтныг ажилд авах программ хангамжийг сонгох: Жижиг бизнесийн амжилтад зайлшгүй байх ёстой 7 онцлог

Эхлэх мөч: Жижиг бизнесүүд яагаад үүнийг даатгаж чадахгүй байна вэ

Таны ирээдүйтэй шинэ ажилчин Сара эхний өдрөө ирж байна. Компьютерийг тохируулаагүй байна. Түүний нэвтрэх итгэмжлэлүүд ажиллахгүй байна. Хүний нөөцийн менежер өвчтэй байгаа бөгөөд түүний сургалтын хэрэглэгдэхүүн хаана байгааг хэн ч мэдэхгүй. Үдийн цайны цагаар Сарагийн урам зориг алга болж, ажилчдын шилжилт хөдөлгөөний 20% нь эхний 45 хоногт тохиолддог болохыг судалгаагаар тогтоожээ. Жижиг бизнес эрхлэгчдийн хувьд энэ хувилбар нь зүгээр л урам хугарах зүйл биш юм; энэ нь санхүүгийн хувьд сүйрдэг. Хүний нөөцийн менежментийн нийгэмлэгийн тооцоолсноор ажилтныг солиход цалингийнх нь 6-9 сарын зардал гардаг. Та 15 хүний ​​бүрэлдэхүүнтэй багаа удирдаж байгаа бол нэг хүнээ алдах нь хагас жилийн бүтээмжийг алдана гэсэн үг.

Үүнд ажилтны ажилд орох программ хангамж нь "байхад таатай" байснаас тохиролцох боломжгүй бизнесийн оршин тогтнох хэрэгсэл болж хувирдаг. Зөв платформ нь зөвхөн бичиг цаасны ажлыг автоматжуулахгүй; Энэ нь шинэ ажилд орсон хүмүүсийг идэвхтэй, үр бүтээлтэй багийн гишүүд болгон хувиргах туршлагыг бий болгодог. Хүчтэй ажилд авах үйл явцтай компаниуд шинэ ажилд орохыг 82%, бүтээмжийг 70% -иар сайжруулдаг. Үнэгүй хэрэглүүрээс эхлээд аж ахуйн нэгжийн иж бүрдэл хүртэл олон зуун сонголттой бол жижиг бизнес эрхлэгч хэрхэн чимээ шуугианыг даван туулах вэ? Үүний нууц нь хязгаарлагдмал нөөцөд хамгийн их нөлөө үзүүлдэг онцлог шинж чанарууд дээр анхаарлаа төвлөрүүлэхэд оршдог.

1. Цаасгүй сан: Үнэн хэрэгтээ ажилладаг дижитал баримт бичиг

Хамгийн тод өвдөлтийн цэгээс эхэлцгээе: бичиг цаасны ажил. Шинээр ажилд орох хүн дунджаар татварын маягт, нууцлалын гэрээ, тэтгэмжийн бүртгэл, шууд хадгаламжийн тохиргоо зэрэг 15-20 баримт бичгийг бүрдүүлдэг. Энэ үйл явцыг гараар зохицуулсан тохиолдолд нэг ажилтанд 3-5 цаг зарцуулж, гарын үсэг дутуу эсвэл хуучирсан маягтаас шалтгаалж дагаж мөрдөх эрсдэлийг бий болгодог.

Үр дүнтэй суулгах программ хангамж нь хууль ёсны хүчинтэй цахим гарын үсэг, ухаалаг маягтын номын сан, одоогийн баримт бичгүүдийг автоматаар дүүргэдэг ухаалаг маягтын сангууд, одоогийн баримт бичгүүдийг автоматаар дүүргэдэг. Гэхдээ жижиг бизнесүүдийн жинхэнэ ялгаа нь юу вэ? Танай улс болон салбарт тусгайлан бэлтгэсэн загваруудыг санал болгодог платформуудыг хайж олоорой. Цаг тутам ажилтан авдаг ресторан нь алсын хөгжүүлэгчдийг авчрах технологийн гарааны бизнесээс өөр хэлбэр шаарддаг. Шилдэг системүүд дүрэм журам өөрчлөгдөхөд загваруудыг автоматаар шинэчилдэг. Энэ нь таныг дагаж мөрдөж болзошгүй хүндрэлээс таныг аврах болно.

Загварын урхинаас зайлсхийх нь

Төсвийн нэмэлт хэрэгсэл нь өргөн хүрээний тохируулга шаарддаг ерөнхий загваруудыг санал болгодог. Нуугдсан зардал уу? Стратегийн ажилд анхаарлаа хандуулахын оронд баримт бичгийг дахин форматлахад зарцуулсан цаг. Салбарын онцлог загваруудыг хайрцагнаас нь гаргаж өгдөг платформуудыг эрэмбэлэх, эсвэл илүү сайн нь таны ажилд авах процесст тохирсон захиалгат маягтын ажлын урсгалыг үүсгэх боломжийг танд олгоно.

2. Тавтай морилно уу туршлага: Шалгах хуудаснаас гадна жинхэнэ холболт

Амьдрах шалгах хуудас нь хэдэн арван жилийн турш байсаар ирсэн ч орчин үеийн программ хангамж нь энгийн удирдлагын хэрэглүүрээс оролцооны хөдөлгүүр болгон хувиргадаг. Ялгаа нь хувийн тохиргоо, цаг хугацааны хувьд оршдог. Нэгдүгээр өдөр 50 даалгавраар шинэ ажилчдыг бөөгнөрүүлэхийн оронд нарийн системүүд нь үе шат бүрт хамаатай зүйлд тулгуурлан мэдээллийг дуслаарай.

Сонгуулийн өмнөх үе буюу саналыг хүлээн авахаас эхний өдрийн хоорондох чухал өдрүүдийг анхаарч үзээрэй. Шилдэг системүүд нь автоматаар мэндчилгээний багц илгээж, багийн гишүүдийг танилцуулж, унших материалаар хангаж, ажилтныг орохоос (эсвэл нэвтэрч орохоос) өмнө и-мэйл бүртгэл тохируулах гэх мэт практик үйлдлүүдийг гүйцэтгэдэг. Алсын ажилчдын хувьд үүнд хяналтын мэдэгдэл бүхий тээвэрлэлтийн тоног төхөөрөмж багтаж болно. Сэтгэл зүйд үзүүлэх нөлөө нь гүн гүнзгий байдаг: шинээр ажилд орсон хүмүүс ажил эхлэхдээ санаа зовохоосоо илүү үнэ цэнэтэй, бэлтгэлтэй гэдгээ мэдэрдэг.

3. Интеграцийн чадварууд: Таны суулгах програм хангамж тусгаарлагдсан байх ёсгүй

Энд олон жижиг бизнесүүд өндөр өртөгтэй алдаа гаргадаг: бие даасан арал шиг ажилладаг onboarding програм хангамжийг сонгох. Таны хүний ​​нөөцийн систем таны цалингийн үйлчилгээ үзүүлэгчтэй ярихгүй, таны цалин тэтгэмжийн администратортой холбогдоогүй тохиолдолд та автоматжуулалтын зорилгыг үгүйсгэх гар аргаар тойрон гарах арга замыг бий болгодог. Сүүлийн үеийн судалгаагаар аж ахуйн нэгжүүд салангид системүүдээр өгөгдлийг дахин бүтээхэд сар бүр дунджаар 20 цаг алддаг.

Хүчтэй API холболттой платформуудыг эрэмбэлэх эсвэл аль хэдийн ашиглаж байсан хэрэгслүүддээ урьдчилан бүтээсэн интеграцчилал. Зайлшгүй холболтуудад:

• Густо, ADP, эсвэл QuickBooks зэрэг цалингийн системүүд цалин болон татварын мэдээллийг автоматаар шилжүүлэх
• Окта эсвэл Microsoft Azure зэрэг таних мэдээллийг удирдахүйлчилгээнүүд
• Харилцаа холбооны хэрэгслүүд зэрэг Slack эсвэл Teams-н шинэ сувгууд руу автоматаар нэмэх системүүдүүргийн үндсэн дээр сургалтын курс хуваарилах

Хамгийн анхаарал хандуулдаггүй интеграци? Таны календарийн систем. Бүртгэл, сургалт, чухал уулзалтуудын хуваарийг автоматаар тохируулдаг программ хангамж нь ямар ч алдаа гарахаас сэргийлдэг, ялангуяа менежерүүд олон үүрэг хариуцлагыг даван туулж байх үед чухал юм.

4. Мобайл-Анхны бодит байдал: Ширээн дээр дахиж ажилд орохоо больсон

АНУ-ын ажиллах хүчний 37% нь алсаас дор хаяж хагас цагаар ажиллаж байгаа бөгөөд жижиг бизнесүүд газарзүйн хил хязгаарыг дамнан ажилд авах нь нэмэгдсээр байгаа тул гар утасны хүртээмж нь сонголт биш юм. Гэхдээ жинхэнэ гар утасны оновчлол нь утасны дэлгэцэн дээр маягтуудыг хариу үйлдэл үзүүлэхээс цаашгүй. Энэ нь мобайл төхөөрөмж дээр байгалийн мэдрэмж төрүүлэхээр зорчих аялалыг бүхэлд нь зохион бүтээнэ гэсэн үг.

Шинэ ажилд орсон хүмүүст утасныхаа камераар зураг авах, гарын үсгээр бичиг баримтад гарын үсэг зурах, гар утсан дээр үзэхэд оновчтой чиг баримжаа олгох видео үзэх зэрэг даалгавруудыг гүйцэтгэх боломжийг олгодог программ хангамжийг хайж олоорой. Захиргааны тал нь бас чухал бөгөөд менежерүүд ширээнээсээ хол байх үедээ гар утасны төхөөрөмжөөсөө хүсэлтийг баталж, явцыг хянах боломжтой байх ёстой. Энэ уян хатан байдал нь олон байршилд байнга жонглёр хийдэг эсвэл уламжлалт ажлын цагаас гадуур ажилладаг жижиг бизнес эрхлэгчдэд онцгой ач холбогдолтой юм.

5. Жижиг бизнесийн ажлын урсгалыг жинхэнэ утгаар нь ойлгодог автоматжуулалт

Олон платформууд нь хүний ​​нөөцийн тусгай хэлтэстэй томоохон аж ахуйн нэгжүүдэд зориулагдсан байдаг. Тэд хэн нэгэн хүнд нарийн төвөгтэй ажлын урсгалыг тохируулахын тулд долоо хоногт 20 цаг зарцуулдаг гэж үздэг. Жижиг бизнесүүдэд хамгийн бага тохиргоотой автоматжуулалт хэрэгтэй. Хамгийн үр дүнтэй системүүд дүрд суурилсан загваруудыг ашигладаг: таныг "борлуулалтын төлөөлөгч" хөлслөх үед систем нь тэдэнд ямар маягт, сургалт, тоног төхөөрөмж, системийн хандалт хэрэгтэйг автоматаар мэддэг.

Жинхэнэ цаг хэмнэсэн автоматжуулалт нь дараах шинж чанаруудыг агуулдаг:

• Зөөврийн компьютерын тохиргооны талаар МТ-д мэдэгддэг автоматжуулсан даалгаварсаналыг хүлээн авах үед менежерүүдМарт сануулдаг. 30/60/90 хоногийн бүртгэл
• Нөхцөлт логикэнэ нь ажилтны төрөл (бүтэн цагийн болон гүйцэтгэгч) дээр тулгуурлан янз бүрийн хэлбэрийг харуулдаг
• Бөөрөнхий боловсруулалтТа хэд хэдэн ажилтныг нэгэн зэрэг ажиллуулах үед улирлын чанартай ажилд авах огцом өсөлт

6. Дагаж мөрдөх нь эргэлзээгүй: саажилтгүй хамгаалалт

Жижиг бизнес эрхлэгчид олон малгай өмсдөг ч "хэрэгцлийн мэргэжилтэн" нь ихэвчлэн хамгийн их дарамттай байдаг. Хөдөлмөр эрхлэлтийн журам нь хөдөлмөрийн хөлсний доод хэмжээг шинэчлэхээс эхлээд аюулгүй байдлын шинэ шаардлага хүртэл байнга өөрчлөгддөг. Ашиглалтын программ хангамж нь одоогийн хууль тогтоомжид нийцүүлэн маягт, журмыг автоматаар шинэчилснээр таны хамгаалалтын эхний шугам болно.

Баримт бичгийн менежментээс гадна хэн ямар сургалтанд хамрагдсан, хэзээ төгссөнийг хянадаг аудитын зам, тусгай итгэмжлэл шаарддаг албан тушаалын гэрчилгээний автоматжуулсан сунгалт, эрүүл мэндийн тусгай шаардлага бүхий салбаруудад (санхүүгийн үйлчилгээ гэх мэт) нийцлийн хяналтын хуудас зэрэг функцуудыг хайж олоорой. Хамгийн үнэ цэнэтэй системүүд нь орон нутгийн дагаж мөрдөх боломжуудыг ч өгдөг бөгөөд хэрэв та өөр өөр хөдөлмөр эрхлэлтийн хуультай олон муж эсвэл улс оронд ажилладаг бол маш чухал юм.

7. Яг юу ажиллаж байгааг танд хэлэх аналитик

Хэрэв та үүнийг хэмжиж чадахгүй бол сайжруулж чадахгүй. Үндсэн программ хангамж нь Сара бичиг баримтаа бөглөсөн гэж хэлж болно. Нарийвчилсан системүүд нь таны элсэлтийн процесс үнэхээр ажиллаж байгаа эсэхийг ойлгоход тусална. Хянах гол хэмжүүрүүдэд:

1. Бүтээмжид хүрэх хугацаа:Шинэ ажилд орсон хүмүүсийг бүрэн нэмэгдүүлэх хүртэл хэр удах вэ?
2. Гүйцэтгэх хувь:Зарим ажлууд байнга хойшлогддог эсвэл алгасаж байна уу?
3. Оролцооны оноо:Шинэ ажилд орсон хүмүүс багийнхаа туршлагыг хэрхэн үнэлдэг вэ? удирдлагын ажилд бага цаг зарцуулахад хүргэдэг үү?

Эдгээр ойлголтууд нь таны үйл явцыг тасралтгүй сайжруулахад тусална. Хэрэв та алсын ажилчид бүтээмжид хүрэхийн тулд удаан хугацаа шаардагддагийг анзаарсан бол илүү олон виртуал бүртгэл нэмж болно. Хэрэв зарим маягтуудын гүйцэтгэл бага байвал тэдгээр нь хэтэрхий төвөгтэй бөгөөд хялбарчлах шаардлагатай байж магадгүй юм.

Таны сонгосон програм хангамжийг хэрэгжүүлэх нь: 30 хоногийн үйл ажиллагааны төлөвлөгөө

Зөв програм хангамжийг сонгох нь тулалдааны тал нь бөгөөд хэрэгжилт нь таны оруулсан хөрөнгө оруулалтын өгөөжийг харах эсэхийг тодорхойлдог. Үргэлжлүүлэхийн тулд дараах алхам алхмаар хандаарай:

1-р долоо хоног: Суурийн барилгын ажил
Одоо байгаа баримт бичгээ байршуулж, хамгийн нийтлэг дүрүүдийнхээ загваруудыг үүсгэж эхлээрэй. Системийн администратороор нэг хүнийг томилно. Системийг байгууллагын нөхцөлтэй болгохын тулд одоогийн ажилтны мэдээллийн санг импортолно уу.

2 дахь долоо хоног: Ажлын урсгалын тохиргоо
Дараагийн ажилд авах мөчлөгийн автомат дарааллыг тохируулна уу. Менежерүүд болон шинээр ажилд ороход зориулсан ажлын жагсаалт үүсгэ. Цоорхойг илрүүлэхийн тулд одоогийн ажилтныг "онцуулах" замаар үйл явцыг дотооддоо туршиж үзээрэй.

3 дахь долоо хоног: Интеграцийн идэвхжүүлэлт
И-мэйл, хуанли, цалингийн жагсаалт гэх мэт чухал хэрэгслүүдээ холбоно уу. Өөрийн багийн хэмжээнд тохирсон зөвшөөрлийн түвшинг үүсгээрэй—жижиг бизнесүүдэд админ, менежер, ажилчдын үзэл бодол ихэвчлэн шаардлагатай байдаг.

4-р долоо хоног: Шууд дамжуулж, санал хүсэлтээ аваарай
Хамгаалахын тулд нэг шинэ ажилтан эсвэл хэлтэсээс эхэл. Сайжруулалтыг тодорхойлохын тулд эхний ээлжийн мөчлөгийн дараа бүх сонирхогч талуудтай шалгалт хийх хуваарь гарга.

Ирээдүйд нотлогдсон Ашиглалтын стратеги: Эхлэхгүйгээр өргөтгөх нь

Өнөөдөр таны сонгосон платформ таны бизнесийг дагаж өсөх ёстой бөгөөд энэ нь таны хоёр жилийн дараа солих өөр систем биш байх ёстой. Энэ нь зөвхөн одоогийн шинж чанаруудыг төдийгүй борлуулагчийн замын зураглал, үнийн бүтцийг үнэлэх гэсэн үг юм. Нэг ажилтанд ногдох төлбөртэй платформууд нь томрох тусам маш их үнэтэй болдог бол нэг тарифын үнэ нь зардлын баталгааг өгдөг. Үүний нэгэн адилаар танд гүйцэтгэлийн удирдлага эсвэл дэвшилтэт аналитик зэрэг функцүүдийг нэмэх боломжийг олгодог модульчлагдсан системүүд нь ирээдүйд шилжих хөдөлгөөний толгой өвдөхөөс сэргийлдэг.

Урьдчилан сэтгэдэг жижиг бизнесүүд хадгалагдах эрсдэлийг урьдчилан таамаглах, амжилттай ажилд авсан хүний ​​онцлог шинж чанарыг тодорхойлохын тулд ажилд орох өгөгдлийг аль хэдийн ашиглаж байна. Хиймэл оюун ухаан боловсронгуй болохын хэрээр бид сургалтын хэв маяг эсвэл карьерын зорилгод тулгуурлан элсэлтийг автоматаар тохируулдаг системийг харах болно. Нийтлэг утас? Таныг хязгаарлагдмал байдалд дасан зохицохыг албадахын оронд таны хувьсан өөрчлөгдөж буй хэрэгцээнд дасан зохицох системүүд. Авьяас чадварын төлөөх өрсөлдөөнт орчинд ажилд орохыг эзэмшсэн бизнесүүд зөвхөн захиргааны цагийг хэмнээд зогсохгүй бодит өсөлтийг хангахуйц удаан хугацаанд хамтран ажиллах багийг бүрдүүлнэ.

Байнга асуудаг асуултууд

Жижиг бизнест ажилчдыг элсүүлэх програм хангамж ихэвчлэн хэр их үнэтэй байдаг вэ?

Үнэ нь үнэ төлбөргүй үндсэн багцаас эхлээд нэг ажилтанд ногдох сар бүр 10-20 доллар хүртэл байдаг. Олон үйлчилгээ үзүүлэгчид 10 хүртэлх ажилтанд сарын 19 доллараас эхэлдэг Mewayz HR зэрэг цогц шийдлүүдийг багтаасан жижиг багуудад тогтмол тариф санал болгодог.

Асуудал тавих програм хангамж нь алсын ажилчдыг үр дүнтэй зохицуулж чадах уу?

Тийм ээ, орчин үеийн платформууд нь дижитал баримт бичигт гарын үсэг зурах, виртуал сургалтын модулиуд, тоног төхөөрөмжийн тээвэрлэлтийн зохицуулалт, байршил харгалзахгүйгээр ашиглах боломжийг хангадаг гар утсанд ээлтэй интерфэйс зэрэг алсын зайнаас ажиллахад зориулагдсан болно.

Одоогоор ажиллах программ хангамжийг хэрэгжүүлэхэд хэр хугацаа шаардагдах вэ?

Ихэнх үүлд суурилсан системүүд 2-4 долоо хоногийн дотор ажиллах боломжтой бөгөөд үндсэн тохиргоонд хэдхэн хоног зарцуулагдана. Хугацаа нь өөрчлөх хэрэгцээ болон одоо байгаа системүүдтэй нэгтгэх нарийн төвөгтэй байдлаас хамаарна.

Програм хангамж дээр суулгахад хамгийн их анхаарал хандуулдаггүй онцлог нь юу вэ?

Автоматжуулсан даалгаврын хамаарлууд—нэг даалгаврыг гүйцэтгэснээр (саналын захидалд гарын үсэг зурах гэх мэт) дараагийн алхмуудыг (IT тоног төхөөрөмжийн бэлтгэл гэх мэт) автоматаар эхлүүлдэг—жижиг бизнес эрхлэгчид ихэвчлэн дутуу үнэлдэг зохицуулалтын цагийг ихээхэн хэмнэдэг.

Би үйл ажиллагаа явуулахаасаа өмнө программ хангамжийг суулгаж болох уу?

Ихэнх нэр хүндтэй үйлчилгээ үзүүлэгчид санхүүгийн амлалт өгөхөөс өмнө жинхэнэ шинэ ажилчидтай үндсэн функцийг шалгах боломжийг олгодог үнэгүй туршилт (ихэвчлэн 14-30 хоног) эсвэл үнэгүй багцуудыг санал болгодог.